La prise de rendez-vous

La prise de rendez-vous : elle est une mission déterminante pour le vendeur ou l’employé commercial qui travaille éventuellement avec lui. Le plus souvent elle se fait téléphoniquement, mais parfois aussi par e-mail. 

Au téléphone, il faut souvent franchir le barrage d’un assistant. Soyez aimable. Souriez. Cela s’entend. Montrez que vous avez de bonne raison de parler au décisionnaire.  Si votre fichier est bien renseigné, c’est une première occasion d’en profiter. Employez toujours son prénom, son nom et son titre, pour désigner la personne que vous voulez joindre. Par exemple dites « J’ai rencontré votre directeur des achats M. «  Jean X », il m’a demandé de le rappeler. » ou bien « je suis en contact avec « Jeanne X », votre responsable des achats, nous devons nous parler aujourd’hui. Je vous remercie de me la passer. » ou encore « Je dois parler aujourd’hui à « Jean X », c’est au sujet des fournitures. » Intéressez-vous à votre premier interlocuteur : « vous êtes de son service, vous travaillez avec lui ? » Si c’est le cas demandez son nom et ajoutez « Madame « Y »,  je vous remercie de me le passer. » N’hésitez pas non plus à demander sa coopération. Si vous ne connaissez pas le nom du responsable avec lequel vous devez entrer en relation demandez par exemple « pouvez-vous m’aider, je vends des fournitures de bureau, quelle personne dois-je contacter ? » 

 Votre appel est et doit apparaître important, pour lui comme pour vous. Evitez absolument les formules hésitantes du type « serait-il possible de lui parler ? » ou « j’aimerais pouvoir lui parler. » Elles vous positionnent en tant que solliciteur et favorisent les réponses négatives.

Si vous vous heurtez au traditionnel « il n’est pas disponible » alors proposez de le rappeler en utilisant une alternative positive : « je note donc de le rappeler. Me conseillez-vous aujourd’hui vers 15 heures ou bien demain matin à 10 heures ? ». C’est une vieille technique toujours très efficace qui limite le choix de votre correspondant à deux réponses qui satisfont vos intentions. Nous la retrouverons souvent au cours des démarches commerciales.

Le barrage franchi votre but devient l’obtention d’un rendez-vous. Allez-y sans détour : il n’est pas utile de trop vous découvrir à ce state, cherchez plutôt à développer la curiosité et l’intérêt de votre interlocuteur. Présentez-vous rapidement à lui, prénom, nom, raison sociale de votre employeur, puis faites-le parler en utilisant des questions ouvertes. Dites : «je suis très heureux d’entrer en contact avec vous. Vous faites imprimer vos catalogues par des spécialistes. Quelle qualité recherchez-vous ? » ou « Comment sélectionnez-vous vos fournisseurs ? » ou encore « quelles améliorations vos fournisseurs peuvent-ils vous apporter ? », puis, après une succession de « oui » que vous obtenez en proposant des choix auxquels il ne peut qu’être favorable, tels que « êtes vous intéressé par un meilleur service ? »,  « un meilleur rapport qualité/prix vous intéresse-t-il ? » ou bien « souhaitez-vous connaître les innovations récentes dans ce secteur ? » placez-le dans une attitude positive et cette fois proposez un rendez-vous. « Je peux me rendre chez vous le 15 au matin ou bien le 16, que préférez-vous ? » Encore une alternative positive, pour un choix précis qui aide votre prospect à prendre la décision que vous recherchez. Vous n’obtiendrez jamais 100% de réussite, mais ces techniques permettent facilement de doubler le pourcentage des  prises de rendez-vous.
                                   

Il est très difficile d’improviser ce type de dialogue. C’est pourquoi il est conseillé de rédiger un guide d’entretien téléphonique qui, placé près du téléphone, vous permettra de trouver rapidement  les questions favorisant le bon déroulement de votre entretien. N’oubliez pas toutes celles qui vous permettront de vous présenter avec tous les échantillons ou toutes les documentations nécessaires le jour de votre visite. Pensez aussi à réunir toutes les coordonnées, téléphone fixe, portable, e-mail, adresse précise, qui compléteront votre fichier.

Une dernière précaution est utile : confirmez le rendez-vous par écrit, par lettre ou e-mail, surtout si la date est fixée plus de quinze jours après l’appel.

 Résumé

Au téléphone soyez aimable. Souriez. Cela s’entend. Employez toujours son prénom, son nom et son titre, pour désigner la personne que vous voulez joindre.

 Cherchez à développer la curiosité et l’intérêt de votre interlocuteur. Présentez-vous rapidement à lui, prénom, nom, raison sociale de votre employeur, puis faites-le parler en utilisant des questions ouvertes.

 Il est conseillé de rédiger un guide d’entretien téléphonique qui, placé près du téléphone, vous permettra de trouver rapidement  les questions favorisant le bon déroulement de votre entretien.

 Confirmez le rendez-vous par écrit, par lettre ou e-mail, surtout si la date est fixée plus de quinze jours après l’appel.